Sisäiset turvallisuusauditoinnit ovat merkittävä työväline turvallisuustason ylläpitämiseen ja tasalaatuistamiseen. Auditointien merkitys on korostetun suuri etenkin matalan turvallisuuskulttuurin organisaatioissa. Auditoinnit ovat parhaimmillaan kehityshengessä tehtyjä mieltä nostattavia tilaisuuksia.
Maailmanluokan turvallisuustasoa tavoittelevat yritykset ymmärtävät, että turvallisuuteen liittyviä prosesseja on jatkuvasti kehitettävä. Toiminnan tehokkuutta on arvioitava säännöllisin väliajoin esim. sisäisten auditointien avulla. Auditointi on järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jossa saatuja tietoja arvioidaan objektiivisesti. Auditoinnin etu on siis se, että se on tarkkaan määritelty tapa mitata ja analysoida yrityksen toimintaa.
Sisäisten auditointien auditoijina voidaan käyttää oman organisaation henkilöstöä tai ulkopuolista ammattiauditoijaa. Ulkoisista auditoinneista poiketen sisäiset auditoinnit ovayt vähemmän muodollisia tilaisuuksia, jonka vuoksi auditoija voi myös kirjata mahdollisia parannusehdotuksia vaadittujen asioiden ulkopuolelta.
Sisäisten auditointien hyötyjä
Sisäisten auditointia avulla:
- voidaan yhtenäistää toimintatapoja yrityksen sisällä
- varmistaa toimintatapojen kehittyminen oikeaan suuntaan
- varmistetaan, että työntekijät noudattavat heille annettuja ohjeita
- voidaan kehittää organisaation kykyä pienentää riskejä
- varmistaa johtamisjärjestelmän tehokkuus ja kehittää sitä edelleen
- saadaan palautetta toiminnasta sen edelleen kehittämiseksi
- hankitaan tietoa löydettyjen puutteiden korjaamiseksi tehtäviä päätöksiä varten
- valmistaudutaan vaatimuksenmukaisuusauditointeihin
Auditointijärjestelmä
Tehokkaimmillaan auditoinnit ovat silloin, kun niitä käsitellään kokonaisuutena eli auditointijärjestelmänä. Auditointijärjestelmä pitää sisällään:
- auditointiohjelman: auditointien suorittamiseen ja organisointiin tarvittavat tiedot eli auditointien laajuus, lukumäärä, suorituspaikat ja resurssitarpeet
- auditointiohjeistuksen: auditointikriteerit ja -menetelmät
- auditointiperiaatteet: auditoinnin tavoitteet ja vaikuttavuuden mittauksen tavat
Auditointiohjelman laajuutta määriteltäessä on otettava huomioon organisaation koko ja luonne, toimintajärjestelmän monimutkaisuus ja kypsyys, aikaisemmat sisäiset ja ulkoiset auditoinnit, niiden tulokset ja tapahtuneet poikkeamat.
Menettelytapaa määriteltäessä tulisi pystyä huomioimaan auditointiohjelmassa tunnistetut riskit, kuten resurssien tai pätevyyden puute auditointiohjelman suunnittelussa ja/tai auditointien toteuttamisessa sekä riski siitä, että auditointien seurauksena saatuja tietoja ei pystytä hyödyntämään tehokkaasti. Auditointien suorittamisen lisäksi tulisikin määritellä menettelytapa auditointien raportoimiselle ja seurantatoimenpiteiden laatimiselle.
Jotta auditointien tietoja voidaan hyödyntää, tulee niiden olla sellaisessa muodossa, että niitä voidaan ryhmitellä ja rajata tietyin kriteerein sekä analysoida erilaisten kuvaajien avulla. Auditointitulosten hyödyntämistä helpottaa myös se, jos käytössä on järjestelmä, jonka avulla auditoinnissa esille nousseet korjaus- tai kehitystehtävät voidaan vastuuttaa tietylle henkilölle ja niiden toteutumista voidaan seurata. Loppujen lopuksi auditoinneista saatava hyöty on suoraan riippuvainen siitä, mitä toimenpiteitä saatujen tulosten pohjalta tehdään. Toimenpiteiden seurannassa ja toteutumisen varmistamisessa hyvin toimiva järjestelmä on välttämätön.
Palvelumme auditoinnin tueksi
[av_productlist categories='33' columns='1' items='9' offset='0' sort='0' paginate='yes' link_behavior='' show_images='yes' av_uid='av-6r41mw']
