Tuotteiden ja palveluiden laatu lähtee lähtötietojen hallinnasta!
Ajattelin raapustaa hieman ajatuksia tuotteita ja palveluita koskevien vaatimusten hallinnasta, sillä aihe on hyvin ajankohtainen tuhansille yrityksille CE-merkintä vaatimusten myötä. Rakennustuoteasetuksen tuoma CE-merkintä pakko valtaosalle rakennustuotteista 1.7.2013 ja metallikokoonpanoille 1.7.2014 lähtien on pitänyt Ceriffiä ja asiakasyrityksiä kiireisenä. Asia koskee kaikkia yrityksiä ja liittyy oleellisesti ISO 9001 laadunhallintajärjestelmän toteuttamiseen.
Tyypillisesti hommat aloitetaan siitä että kartoitamme yhdessä avainhenkilöiden kanssa yrityksen tuotteiden ja palveluiden vaatimukset saadaksemme selville mitä toimenpiteitä täytyy tehdä vaatimusten täyttämiseksi. Tämä vaihe luo pohjan vaatimustenmukaiselle tuotannon ja palveluiden laadunnallinnalle sekä tuoteperheille. Koska tavoitteemme on edetä asiakkaidemme kanssa yleensä kohti ISO 9001 laadunhallintajärjestelmän mukaista toimintaa, laajennetaan katsontakanta myös tuotteiden ja palveluiden asiakasvaatimuksiin. Asiakasvaatimuksiin liittyykin uskomattoman paljon hiljaista tietoa, mikä on kuitenkin kriittistä onnistuneille kaupoille sekä asiakassuhteen ylläpidolle!
Tämä polku paljastaa kuinka yrityksissä tyypillisesti hallitaan tuotteisiin liittyviä vaatimuksia ja kuinka niitä katselmoidaan. Kokemuksieni perusteella uskallan väittää että tuotteita ja palveluita koskevien vaatimuksien, niin lainsäädännön kuin asiakasvaatimustenkin osalta, liittyy valtavasti kehitettävää etenkin B to B puolen yrityksissämme. Tieto on usein henkilöstön hiljaisena tietona eikä sitä ole systemaattisesti hallittu saati katselmoitu. Mainittakoon että tähän hiljaiseen tietoon liittyy paljon yrityksen aineetonta omaisuutta, joten siinäkin mielessä tuotetiedon hallintaan kannattaa panostaa. Kumman yrityksen sinä ostaisit; sellaisen jossa vuosikymmenten asiakastieto on eläköityvän avainhenkilön / yrittäjän hiljaisena tietona vai sellaisen, josta löytyy kattavasti ylläpidetty tieto tuotteiden ja palveluiden vaatimuksista sekä näytöt niiden täyttymisestä?
Yhdessä asiakkaidemme kanssa tuotetiedon hallintaa kehittäessämme törmäämme usein direktiiveihin, asetuksiin tai standardeihin, joita ei ole aikaisemmin tunnistettu tuotevaatimusten yhteydessä laisinkaan. Mainittakoon esimerkiksi koneasetus ja koneiden CE-merkintä, joka on tullut usealle yllätyksenä, kun CE-merkinnän vaatimuksia on lähdetty selvittämään esimerkiksi rakennustuotedirektiiviin liittyen. Eli esimerkiksi nostoapuvälineet, kuten nostokorvakkeet, ketjut ja köydet jotka on myös CE-merkittävä koneasteuksen mukaisesti.
Kun yrityksen tuotteita tai palveluita koskevat useat asetukset tai direktiivit, esim. konelinjastot joissa koneen ja rakenteen rajapinnat ovat häilyvät, niin riski jättää jokin oleellinen vaatimus tunnistamatta on hyvinkin todennäköinen. Montakohan konelinjaa EU:sta löytyy joissa dokumentointi on aukoton ja vaatimustenmukainen?
Varmista, että omien tuotteiden ja palveluiden lähtötiedot lainsäädännön, standardien ja etenkin asiakasvaatimusten osalta ovat kunnossa ja ajan tasalla. Tässä katselmoinnissa ulkopuolinen asiantuntija käyttö voi olla enemmän kuin kohdallaan!
